Datenschutz-Information

Für Beschäftigte (Fahrer), Disposition und Verwaltung sowie zu Kunden-/Fahrgastdaten.

Entwurf – bitte prüfen und ausfüllen. Die […]-Felder durch deine Angaben ersetzen. Diese Vorlage beschreibt, was das System verarbeitet, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Gerade bei der GPS-Ortung empfiehlt sich ein kurzer Blick durch Anwalt/Datenschutzbeauftragten.

1. Verantwortlicher

[Firma / Inhaber], [Anschrift], [E-Mail], [Telefon]. Datenschutzbeauftragter (falls bestellt): [Name / Kontakt].

2. Zweck des Systems

Das Fahrdienstportal dient der Disposition, Durchführung und dem Nachweis von Fahrten (Taxi/Mietwagen) sowie der Fahrzeug-, Schicht- und Arbeitszeitverwaltung.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Beschäftigte/Fahrer: Name, Benutzerkonto, Rolle, An-/Abmeldungen, Schicht- und Arbeitszeiten, Fahrzeugzuordnung, Fahrzeug-Status (frei/besetzt), Kilometerstände, Bemerkungen sowie Anmelde-/Sicherheitsprotokolle. Bei aktivierter Ortung zusätzlich Standortdaten während der Schicht.
Kunden/Fahrgäste: Name, Telefonnummer, Abhol- und Zieladresse, Fahrt-/Termindaten, ggf. Hinweise sowie Abrechnungsdaten.
System: Änderungs- und Sicherheitsprotokolle (wer hat wann was getan), zur Nachvollziehbarkeit und IT-Sicherheit.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Beschäftigungsverhältnis und Dienstplanung: § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Durchführung der Fahrten für Kunden: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Gesetzliche Nachweise (Fahrtenbuch, Aufbewahrung): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Betriebssicherheit und Protokolle: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
GPS-Ortung: ausschließlich mit freiwilliger Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, ggf. i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG), nur während einer aktiven Schicht. Der Widerruf ist jederzeit ohne Nachteil möglich – danach wird nicht mehr geortet.

5. Standort/GPS im Detail

Die Ortung ist freiwillig und wird für jeden Fahrer einzeln freigeschaltet. Sie läuft nur während einer aktiven Schicht und dient der Disposition (nächstes freies Fahrzeug, Sicherheit der Fahrer). Eine heimliche Dauerüberwachung findet nicht statt. Widerruf der Einwilligung über [Weg – z. B. Zentrale/Einstellung].

6. Empfänger

Zugriff haben nur berechtigte Personen (Disposition/Verwaltung) im erforderlichen Umfang. Push-Mitteilungen der App laufen technisch über Apple (APNs); Fahrgast- oder Standortdaten werden dabei nicht an Dritte wie Google übertragen. Hosting/Serverbetrieb: [Anbieter, Serverstandort DE/EU].

7. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert. [ggf. konkrete Fristen ergänzen]

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (16), Löschung (17), Einschränkung (18), Datenübertragbarkeit (20) und Widerspruch (21) sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: [zuständige Landesdatenschutzbehörde].

9. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: [E-Mail / Telefon].

Stand: [Datum]

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